¿Por qué externalizar el mantenimiento y soporte informático en tu empresa?

La tecnología es el motor de muchas empresas hoy en día, pero también representa un gran desafío: mantener los sistemas informáticos en óptimas condiciones. Según estudios recientes, el 60% de las pymes han sufrido alguna interrupción en sus sistemas debido a fallos informáticos, lo que impacta en la productividad y en los costos operativos. Entonces, ¿cuál es la mejor solución? Externalizar el mantenimiento y soporte informático permite a las empresas optimizar recursos, mejorar la seguridad y garantizar un servicio eficiente sin necesidad de contar con un departamento interno.

Descubre en este artículo por qué es una decisión inteligente para tu negocio.

¿Qué implica externalizar el mantenimiento y soporte informático?

La importancia de los servicios informáticos para empresas

El mantenimiento informático es esencial para prevenir fallos, optimizar el rendimiento de los equipos y garantizar la seguridad de la información. Consiste en un conjunto de tareas que incluyen:

Actualizaciones de software y hardware.
Prevención de fallos mediante mantenimiento preventivo.
Respuesta rápida ante incidencias (mantenimiento correctivo).
Monitorización constante para evitar vulnerabilidades.

Al contratar estos servicios, las empresas pueden delegar estas tareas en profesionales especializados, asegurando un soporte informático eficiente y actualizado.

¿Cuáles son los beneficios del soporte informático?

Ventajas clave de la externalización

Reducción de costos: Un equipo interno de TI implica altos costos salariales, formación y adquisición de herramientas. Externalizar permite acceder a un servicio profesional a un costo menor.
Mayor seguridad: Las amenazas cibernéticas están en constante evolución. Un proveedor especializado garantiza protocolos de seguridad actualizados.
Atención inmediata: Los contratos de mantenimiento informático incluyen soporte técnico rápido ante cualquier incidencia.
Actualización tecnológica: Acceso a expertos en tecnología sin la necesidad de capacitar a un equipo interno.
Enfoque en el negocio: Permite a las empresas centrarse en su actividad principal sin preocuparse por problemas técnicos.

Errores comunes al gestionar el mantenimiento informático internamente

No contar con una estrategia de mantenimiento preventivo.
Falta de personal especializado para resolver incidencias críticas.
Desactualización de software y sistemas de seguridad.
Pérdida de tiempo en la resolución de problemas técnicos.

Contratos de mantenimiento informático para empresas

Un contrato de mantenimiento informático sólido es esencial para garantizar el funcionamiento óptimo de estos sistemas, minimizando tiempos de inactividad y maximizando la eficiencia.

Aspectos clave que debe incluir un contrato de mantenimiento informático:

Definición clara de los servicios:
- El contrato debe especificar detalladamente qué servicios se incluyen (mantenimiento preventivo, correctivo, evolutivo, soporte remoto, presencial, etc.).
- Es crucial definir el alcance de cada servicio, los tiempos de respuesta y los niveles de servicio (SLA).
Cobertura del hardware y software:
- Detallar qué equipos y software están cubiertos por el contrato.
- Especificar las actualizaciones, parches y licencias incluidas.
Mantenimiento preventivo:
- Establecer la frecuencia y el tipo de revisiones preventivas.
- Incluir la monitorización de sistemas, copias de seguridad y actualizaciones de seguridad.
Mantenimiento correctivo:
- Definir los procedimientos para la resolución de incidencias y fallos.
- Establecer los tiempos de respuesta y los niveles de prioridad.
Mantenimiento evolutivo:
- Especificar cómo se gestionarán las mejoras y actualizaciones del sistema.
- Incluir la planificación y ejecución de proyectos de actualización.
Soporte técnico:
- Definir los canales de soporte (teléfono, correo electrónico, chat, etc.).
- Establecer los horarios de soporte y la disponibilidad del personal técnico.
Seguridad:
- Incluir medidas de seguridad para proteger los sistemas contra amenazas.
- Establecer los procedimientos para la gestión de incidentes de seguridad.
Costes y condiciones de pago:
- Especificar los costes del contrato, la forma de pago y la frecuencia de facturación.
- Incluir las condiciones para la renovación o cancelación del contrato.
Responsabilidades:
- Definir claramente las responsabilidades del proveedor y del cliente.
- Incluir cláusulas de confidencialidad y protección de datos.

Tipos de Contratos Disponibles

Al externalizar el mantenimiento informático, es crucial elegir el contrato adecuado según las necesidades de la empresa. Algunas opciones incluyen:

Mantenimiento preventivo:
- Este tipo de contrato se centra en la revisión periódica de los sistemas para detectar y prevenir posibles fallos.
- Incluye tareas como la limpieza de equipos, la actualización de software, la monitorización de sistemas y la realización de copias de seguridad.
- Su objetivo principal es minimizar los tiempos de inactividad y prolongar la vida útil de los equipos.
Mantenimiento correctivo:
- Este tipo de contrato se activa cuando se produce una incidencia o fallo en el sistema.
- El proveedor se encarga de la resolución rápida y eficiente del problema, minimizando el impacto en la actividad de la empresa.
- Es importante que el contrato defina los tiempos de respuesta y los niveles de prioridad para las incidencias.
Mantenimiento evolutivo:
- Este tipo de contrato se centra en la implementación de mejoras y actualizaciones constantes en el sistema.
- Incluye la instalación de nuevos software, la actualización de hardware, la mejora de la seguridad y la optimización del rendimiento.
- Este tipo de mantenimiento asegura que los sistemas se mantengan actualizados y adaptados a las necesidades cambiantes de la empresa.
Soporte remoto y presencial:
- Los contratos de mantenimiento pueden incluir opciones de soporte remoto y presencial.
- El soporte remoto permite resolver problemas de forma rápida y eficiente a través de Internet.
- El soporte presencial se utiliza para problemas que requieren la presencia física de un técnico.
- La flexibilidad en las opciones de soporte es crucial para adaptarse a la urgencia del problema y a las necesidades de la empresa.

Tendencias en la externalización del soporte informático

El mantenimiento informático está evolucionando con tendencias innovadoras como:

Automatización del soporte: Uso de IA para resolver incidencias básicas.
Ciberseguridad avanzada: Mayor protección ante ataques cada vez más sofisticados.
Monitorización 24/7: Sistemas que detectan problemas antes de que ocurran.
Soporte en la nube: Reducción de costos y mayor accesibilidad a los datos.

Herramientas y soluciones para una mejor gestión

Software de gestión de TI: Para monitorear y optimizar el rendimiento de los equipos.
Plataformas de ciberseguridad: Firewall avanzados y detección de amenazas en tiempo real.
Sistemas de backup automáticos: Protección contra pérdida de datos.

Servicios de Gestinet: Nuestra empresa de mantenimiento y soporte informático

En Gestinet, ofrecemos soluciones integrales de mantenimiento y soporte informático para empresas que buscan optimizar sus recursos, aumentar la seguridad y mejorar la eficiencia operativa. Nuestros contratos de mantenimiento informático para empresas están diseñados para adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente, garantizando: